Wiele firm próbuje projektować procesy idealne.
Dopracowane w każdym szczególe.
Uwzględniające wszystkie wyjątki, scenariusze i ryzyka.
Problem w tym, że często po kilku miesiącach analiz… proces nadal nie działa. Bo nadal jest „w przygotowaniu”.
Dlatego w praktyce dużo lepiej sprawdza się zasada 80/20, znana również jako zasada Pareto.
Zakłada ona, że:
👉 20% działań generuje 80% efektów,
👉 a pozostałe 80% pracy często daje jedynie niewielką dodatkową wartość.
Mówiąc wprost — niektórzy poświęcają ogrom czasu i zaangażowania, aby na końcu uzyskać jedynie ok. 20% wzrost efektywności, inwestując w to nawet 80% wysiłku. I nie zawsze ma to sens. Oczywiście w przypadku dużych organizacji, gdzie nawet 1% poprawy procesu wpływa na setki tysięcy pracowników generując ogromne oszczędności, taka inwestycja jest w pełni uzasadniona. Ale kluczowe jest jedno: róbmy to świadomie.
I dokładnie tak wygląda to w procesach.
Zamiast miesiącami dopracowywać każdy detal, lepiej stworzyć rozwiązanie, które:
✔ rozwiąże około 80% problemu,
✔ będzie proste,
✔ możliwe do wdrożenia szybko,
✔ zacznie działać biznesowo od razu.
Niedawno, czytając o sposobie pracy Jeffa Bezosa i podejściu Amazona do podejmowania decyzji, odkryłem, że od lat nieświadomie działam bardzo podobnie.
Bezos wielokrotnie podkreślał, że wiele decyzji biznesowych jest odwracalnych. Dlatego zamiast analizować je miesiącami, lepiej wdrożyć rozwiązanie szybciej, przetestować je w praktyce, zebrać dane i dopiero wtedy optymalizować.
I właśnie tak najczęściej wyglądają dobrze zaprojektowane procesy.
Nie są idealne od pierwszego dnia.
Są wystarczająco dobre, żeby zacząć działać.
Bo najlepsze procesy nie powstają w PowerPointach.
Powstają w praktyce.
Czas poświęcony na dopracowanie ostatnich 20% często jest niewspółmierny do efektu. A w tym czasie można usprawnić kolejne obszary HR.
Dopiero po czasie warto ponownie przeanalizować proces i wykorzystać zasadę Pareto w praktyce:
👉 sprawdzić, które 20% problemów powoduje 80% błędów,
👉 odkryć największe wąskie gardła,
👉 zidentyfikować działania dające największy efekt biznesowy.
Wtedy optymalizacja ma sens.
Bo opiera się na danych, doświadczeniu użytkowników i realnych problemach — a nie na założeniach.
Upraszczanie procesów to nie tworzenie skomplikowanych schematów.
To eliminowanie zbędnych kroków, skracanie czasu działania i skupienie się na tym, co naprawdę daje wartość.
Czasem „wystarczająco dobrze” wdrożone dziś daje organizacji więcej korzyści niż „idealnie” projektowane przez kolejny rok.
Modelowanie procesu
Nie potrzebujesz profesjonalnego narzędzia do rysowania procesów w standardzie BPMN. Oczywiście — takie rozwiązania mogą ułatwiać pracę i porządkować modelowanie procesów na bardziej zaawansowanym poziomie. Ale w praktyce, szczególnie w warsztatach czy w „lekkim” zarządzaniu procesami w firmie, nie jest to konieczne. Chodzi nam przecież o jasność, szybkość i wspólne myślenie o procesie. Nie od razu Amazon zbudowano — oni też na początku mieli biurka zrobione z drzwi 🙂.
Poniżej przykład procesu do planowania nowych pracowników. Nasz pierwszy model pozwolił nam uporządkować planowanie nowych etatów przy użyciu środowiska PowerApps — od zgłoszenia potrzeby, przez szczegóły planowanego stanowiska, aż po ścieżkę akceptacji.
Nie był idealny. Ale działał i rozwiązywał realny problem biznesowy. Dodatkowo też usprawnił cały proces planowania.
Po pierwszym cyklu planowania zebraliśmy doświadczenia, feedback użytkowników i już pracujemy nad kolejną, lepszą wersją procesu. W przyszłości proces planowania prawdopodobnie przeniesiemy do środowiska SAP SAC oraz SAP SuccessFactors Employee Central, integrując planowanie zatrudnienia bezpośrednio z ekosystemem HR i finansów.
To będzie kolejny krok w kierunku bardziej strategicznego, zintegrowanego i opartego na danych zarządzania zatrudnieniem.
Tymi doświadczeniami i wnioskami z wdrożenia z pewnością podzielę się z Wami w przyszłości.
